Légalisation de documents

Les documents sous seing privé sont des actes exprimant, sans formalisme, la volonté des parties. Ce type d’acte est valable par la seule signature de ces dernières, il ne s’agit pas d’un acte notarié.

A titre d’exemple : attestation sur l’honneur, procuration pour acquérir sans emprunt, procuration pour vendre un bien, etc…

La légalisation d’un acte sous seing privé, aussi appelée certification matérielle de signature, est la vérification de la signature et de la capacité de signer de la personne dénommée dans cet acte, en sa présence.

Conditions pour réaliser cette démarche :

A l’étranger, les actes sous-seing privé peuvent être légalisés s’ils remplissent l’une des conditions suivantes :

• le signataire est français ;
• le signataire doit produire cet acte en France ou devant un autre ambassadeur ou chef de poste consulaire ;
• le signataire représente une entreprise ou une association française.

La légalisation est toujours effectuée en présence du signataire, qui doit prouver son identité.

Les actes sous seing privé doivent être rédigés en français ou, à défaut, être accompagnés d’une traduction en français effectuée par un traducteur agréé.

Le consulat général peut réaliser, sur rendez-vous, la légalisation d’actes sous seing privé (certains consuls honoraires sont également habilités à réaliser cette démarche) :

Le ou les signataire(s) doivent se présenter au consulat muni de :

• leur pièce d’identité (passeport ou carte d’identité comportant leur signature)
• l’original du document (non signé)
• cette démarche est payante.

NB  : Certains actes, y compris certains types de procurations, nécessitent une forme plus solennelle que la simple certification de signature. Le droit français impose qu’ils soient reçus sous forme d’acte authentique par un notaire. Les consulats en Europe n’ayant plus de compétence en matière de notariat, il conviendra si nécessaire de vérifier ce point à l’avance avec un notaire.

Le consulat général met à la disposition du public, à titre d’information, une liste de notaires francophones en Grèce.

Nous vous invitons sinon à contacter votre notaire pour étudier avec lui une alternative. Depuis le 22 novembre 2020, le notaire peut notamment établir une procuration par un système électronique en application du décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 instaurant la procuration notariée à distance paru au Journal officiel le 21 novembre 2020.

La certification conforme de copie est la constatation de la conformité d’une reproduction d’acte avec le document original.

 Le consulat général est compétent pour la certification d’un document :

• si l’original est un document délivré par une administration française
  Et
• si la photocopie conforme est destinée à une autorité étrangère.

Une copie certifiée conforme à l’original peut ensuite être légalisée ou apostillée si besoin.

 Le consulat général peut réaliser, sur rendez-vous, la certification conforme de copies(certains consuls honoraires sont également habilités à réaliser cette démarche)
Vous devrez vous présenter au consulat muni de :

• votre pièce d’identité (passeport ou carte d’identité)
• l’original du document
• une photocopie de ce document, qui sera certifiée par le consulat
• cette démarche est payante.

Cas particuliers

Le consulat général ne peut pas faire de certification conforme lorsque la législation prévoit que cette certification est de la compétence exclusive de l’autorité administrative ayant délivré le document original, comme :

• copie d’actes d’état civil : s’adresser à l’administration ayant établi l’acte (mairie , Service Central d’Etat Civil à Nantes ou Consulat français à l’étranger). Il est possible toutefois de certifier conforme la photocopie d’un livret de famille ;
• copie de jugements : s’adresser au greffe du tribunal ayant établi le jugement ;
• copie de lettres ou contrats commerciaux : s’adresser à la Chambre de commerce et d’industrie ;
• copie d’un acte notarié : s’adresser au notaire ayant établi l’acte ;
• copie de documents établis en langue étrangère : s’adresser au consulat du pays concerné ;
• les certificats de nationalité,
• les extraits du casier judiciaire,
• tous documents privés (documents bancaires, lettres et contrats commerciaux, certificats d’écoles privées/ diplômes non-reconnus par l’Etat, etc.)

Pour authentifier un document français destiné à une autorité étrangère, la procédure varie si le document est destiné à un pays de l’Union européenne (UE) ou à un autre pays. Au sein de l’UE, certains documents publics sont acceptés sans formalité d’authentification.

Pour les autres documents ou si le document est destiné à un autre pays, 3 possibilités existent selon l’accord conclu entre la France et le pays destinataire : légalisation, apostille, ou dispense de formalités.

Le consulat général de France à Athènes ne possède aucune compétence en matière d’apostille. Pour plus d’informations, consulter Service-Public et le site du ministère des Affaires étrangères et européennes.

Légalisation et apostille en Grèce

Conformément à l’article premier de la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers conclue le 5 octobre 1961, parue dans le journal officiel hellénique n°188 du 27 novembre 1984, « les documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires » ainsi que « les documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière » sont exemptés de l’apostille.

En vertu de l’article 2 de la convention portant dispense de légalisation pour certains actes et documents du 15 septembre 1977, les actes et documents émanant des autorités françaises et helléniques, circulant entre la France et la Grèce et se rapportant à l’état civil, à la capacité ou à la situation familiale des personnes physiques, à leur nationalité, à leur domicile et résidence, et tous autres actes et documents lorsqu’ils sont produits en vue de la célébration du mariage ou de l’établissement d’un acte de l’état civil, sont dispensés de l’apostille.

Par ailleurs, la Grèce a signé le règlement (UE) 2016/1191 (entré en vigueur le 16 février 2019).
Ce règlement supprime l’exigence de légalisation de certains documents publics circulant entre les Etats membres, simplifie les formalités de traduction (formulaires types multilingues) et instaure une procédure de vérification des documents publics en cas de doute raisonnable sur leur authenticité. Pour en savoir plus : e-justice.

Le consulat général de France à Athènes n’a aucune compétence en matière de notariat.
En effet, depuis le 1er janvier 2005, les agents diplomatiques et consulaires dans l’Union européenne, l’Espace économique européen, Andorre, Monaco et près le Saint-Siège n’exercent plus d’attributions notariales.

Les actes notariés doivent être établis soit en France, soit localement par des notaires grecs. Le consulat met à la disposition du public, à titre d’information, une liste de notaires francophones en Grèce.